Polityka ochrony danych osobowych

Instytutu Kultury Miejskiej

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Celem niniejszej Polityki ochrony danych osobowych (dalej w treści określanej jako „Polityka”) jest ustanowienie wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w Instytucie Kultury Miejskiej – samorządowej jednostce kultury z siedzibą w Gdańsku (dalej w treści określanym jako „IKM”).

2. Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).

3. Polityka zawiera:

  1. opis zasad ochrony danych obowiązujących w IKM,
  2. odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach).

4. Odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie realizacji niniejszej Polityki jest Dyrektor IKM oraz osoba wyznaczona przez Dyrektora IKM do zapewnienia zgodności działalności IKM z ochroną danych osobowych.

5. Za nadzór i monitorowanie przestrzegania Polityki odpowiadają:

  1. Inspektor Ochrony Danych, jeżeli został powołany w IKM, 
  2. komórka audytu wewnętrznego, jeżeli będzie funkcjonować w IKM. 

6. Za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialni są:

  1. Instytut Kultury Miejskiej,
  2. komórka organizacyjna odpowiedzialna za obszar bezpieczeństwa danych/informacji,
  3. komórki organizacyjne przetwarzające dane osobowe,
  4. pozostałe komórki organizacyjne,
  5. wszyscy członkowie personelu IKM, w tym pracownicy i współpracownicy – osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych.

7. IKM powinna też zapewnić zgodność postępowania kontrahentów IKM z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych osobowych przez IKM.

§ 2. Definicje

Do celów niniejszej Polityki ochrony danych osobowych przyjmuje się następujące definicje i skróty:

  1. Polityka – oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu lub treści zapisu Polityki,
  2. RODO – oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1),
  3. Dane – oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu lub treści zapisu Polityki,
  4. Dane szczególne – oznacza dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej,
  5. Dane karne – oznacza dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa,
  6. Dane dzieci – oznacza dane osób poniżej 16 roku życia,
  7. Osoba -oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu lub treści zapisu Polityki,
  8. Podmiot przetwarzający – oznacza organizację lub osobę, której IKM powierzyła przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość),
  9. Profilowanie – oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się,
  10. Eksport danych – oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej,
  11. IOD lub Inspektor – oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych,
  12. RCPD lub Rejestr – oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych.
  13. IKM lub Instytut – Instytut Kultury Miejskiej – samorządowa instytucja kultury z siedzibą w Gdańsku przy ul. Długi Targ 39/40, 80-830 Gdańsk, wpisana do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Miasto Gdańsk pod poz. 12/11, NIP: 5833123864, REGON: 221188030.

§ 3. Zasady ogólne ochrony danych

1. Podstawy ochrony danych osobowych w IKM:

  1. Legalność – IKM dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem,
  2. Bezpieczeństwo – IKM zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, podejmując stale odpowiednie działania i starania w tym zakresie,
  3. Prawa jednostki – IKM umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje,
  4. Rozliczalność – IKM dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki w zakresie ochrony danych, tak aby w każdej chwili móc wykazać ich zgodność, w szczególności z zasadami ochrony danych.

2. IKM przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:

  1. w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (zasada legalizmu),
  2. rzetelnie i uczciwie (zasada rzetelności),
  3. w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą ( zasada transparentności),
  4. w konkretnych celach, przy zachowaniu wymogu pozyskiwania tylko danych wymaganych do realizacji celów (zasada minimalizacji),
  5. nie więcej niż jest to potrzebne do realizacji celów (zasada adekwatności);
  6. z dbałością o prawidłowość danych (zasada prawidłowości);
  7. nie dłużej niż potrzeba (zasada czasowości);
  8. zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (zasada bezpieczeństwa).

3. System ochrony danych osobowych w IKM składa się z następujących elementów:

1) Inwentaryzacji danych – IKM dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w IKM, zbiorów danych, zależności między zbiorami/zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym:

  1. przypadków przetwarzania danych szczególnych i danych karnych;
  2. przypadków przetwarzania danych osób, których IKM nie identyfikuje (dane niezidentyfikowane/UFO);
  3. przypadków przetwarzania danych dzieci;
  4. profilowania;
  5. współadministrowania danymi.

2) Rejestru – IKM opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Przetwarzania Danych w IKM. Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w IKM.

3) Podstaw prawnych – IKM zapewnia, identyfikuje i weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i przedstawia je w Rejestrze, w tym:

  1. utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,
  2. inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy IKM przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu IKM.

4) Obsługi praw jednostki – IKM spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:

  1. obowiązki informacyjne – IKM przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków,
  2. możliwość wykonania żądań – IKM weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających,
  3. obsługa żądań – IKM zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany RODO oraz odpowiednio udokumentowane,
  4. zawiadamianie o naruszeniach – IKM stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.

5) Minimalizacji – IKM posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją przetwarzanych danych (privacy by default), a w tym:

  1. zasady zarządzania adekwatnością danych;
  2. zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych;
  3. zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej ich przydatności.

6) Bezpieczeństwa – IKM zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:

  1. przeprowadzać będzie analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii,
  2. przeprowadzi oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie,
  3. dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka,
  4. posiada system zarządzania bezpieczeństwem danych,
  5. stosuje procedury pozwalające na identyfikacje, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych – zarządza incydentami.

7) Przetwarzających – IKM posiada zasady doboru przetwarzających dane na rzecz IKM, wymogów co do warunków przetwarzania (umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych), zasady weryfikacji wykonywania umów powierzenia przetwarzania danych.

8) Eksportu danych – IKM przyjęła zasady weryfikacji, czy IKM nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza Unię Europejską (UE) lub Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania, jeśli będzie miało ono miejsce.

9) Privacy by design – IKM zarządza zmianami wpływającymi na prywatność. W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów, działań i inwestycji w IKM uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, analizę ryzyka, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku realizacji nowego projektu lub zadania.

10) Przetwarzanie transgraniczne – IKM przyjęła zasady weryfikacji, kiedy zachodzą przypadki przetwarzania transgranicznego oraz zasady ustalania wiodącego organu nadzorczego i głównej jednostki organizacyjnej w rozumieniu RODO kierując się w tym zakresie przepisami RODO.

§ 4. Inwentaryzacja danych

1. Dane szczególne i dane karne – IKM identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane szczególne lub dane karne, oraz posiada mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania takich danych. W przypadku zidentyfikowania przypadków przetwarzania danych szczególnych lub danych karnych IKM będzie postępować zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.

2. Dane niezidentyfikowane – IKM identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane oraz posiada mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.

3. Profilowanie – IKM identyfikuje przypadki, w których dokonywane będzie profilowanie przetwarzanych danych oraz posiada mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem. W przypadku zidentyfikowania przypadków profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji IKM postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.

4. Współadministrowanie – IKM identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.

§ 5. Rejestr czynności przetwarzania danych

1. Rejestr Czynności Przetwarzania Danych (RCPD) stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności.

2. IKM prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe. Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających IKM rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.

3. W Rejestrze dla każdej czynności przetwarzania danych, którą IKM uznała za odrębną dla potrzeb Rejestru, IKM odnotowuje co najmniej:

  1. nazwę czynności,
  2. cel przetwarzania,
  3. opis kategorii osób,
  4. opis kategorii danych,
  5. podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu IKM, jeśli podstawą jest uzasadniony interes,
  6. sposób zbierania danych,
  7. opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających),
  8. informację o przekazaniu poza EU/EOG,
  9. ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.

4. Wzór Rejestru stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej Polityki. Wzór Rejestru zawiera także kolumny nieobowiązkowe. W kolumnach nieobowiązkowych IKM rejestruje informacje w miarę potrzeb i możliwości, z uwzględnieniem tego, że pełniejsza treść Rejestru ułatwia zarządzanie zgodnością ochrony danych i realizację zasady rozliczalności.

§ 6. Podstawy przetwarzania danych

1. IKM dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.

2. Wskazując w dokumentach ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne / władza publiczna, uzasadniony cel IKM), IKM dookreśla podstawę w precyzyjny i czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Np. dla zgody – wskazując jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując konkretny przepis i inne dokumenty, np. umowę, porozumienie administracyjne, żywotne interesy – wskazując kategorie zdarzeń, w których się zmaterializują, uzasadniony cel – wskazując konkretny cel, np. marketing własny, dochodzenie roszczeń.

3. IKM wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (e-mail, telefon, SMS itp.) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.).

4. Kierownik komórki organizacyjnej IKM ma obowiązek znać podstawy prawne, na jakich komórka przez niego kierowana dokonuje konkretnych czynności przetwarzania danych osobowych. Jeżeli podstawą jest uzasadniony interes IKM, kierownik komórki ma obowiązek znać konkretny realizowany przetwarzaniem interes IKM.

§ 7. Sposób obsługi praw jednostki i obowiązków informacyjnych

1. IKM dba o zrozumiałość, czytelność i jasność przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.

2. IKM ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej IKM informacji lub odwołań (linków) do informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich w IKM, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu ze IKM w tym celu, itp.

3. IKM dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.

4. IKM wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.

5. W celu realizacji praw jednostki IKM zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez IKM, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać je.

6. IKM dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.

§ 8. Sposób realizacji obowiązków informacyjnych

1. IKM określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.

2. IKM informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.

3. IKM informuje osobę, poprzez odpowiednią klauzulę informacyjną, o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.

4. IKM informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.

5. IKM określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam, gdzie to jest możliwe (np. umieszcza tabliczkę o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).

6. IKM informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.

7. IKM informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.

8. IKM informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).

9. IKM informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.

10. IKM bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.

§ 9. Sposób realizacji żądań osób

1. Prawa osób trzecich – realizując prawa osób, których dane dotyczą, IKM wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste), IKM może się zwrócić do tej osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.

2. Nieprzetwarzanie – IKM informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.

3. Odmowa – IKM informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.

4. Dostęp do danych – na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych IKM informuje osobę, czy przetwarza jej dane, oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych IKM nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.

5. Kopie danych – Na żądanie IKM wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. IKM wprowadza i utrzymuje cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest na podstawie oszacowanego jednostkowego kosztu obsługi żądania wydania kopii danych.

6. Sprostowanie danych – IKM dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. IKM ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych IKM informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

7. Uzupełnienie danych – IKM uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. IKM ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. IKM nie musi przetwarzać danych, które są IKM zbędne). IKM może polegać na oświadczeniu osoby co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez IKM procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.

8. Usunięcie danych – na żądanie osoby IKM usuwa dane, gdy:

  1. dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane, ani przetwarzane w innych zgodnych z prawem celach,
  2. zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
  3. osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
  4. dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
  5. konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
  6. żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku (np. profil dziecka na portalu społecznościowym, udział w konkursie na stronie internetowej).

9. IKM określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa wart. 17 ust. 3 RODO.

10. Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez IKM, IKM podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich.

11. W przypadku usunięcia danych IKM informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

12. Ograniczenie przetwarzania – IKM dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:

  1. osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
  2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
  3. IKM nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
  4. osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie IKM zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

13. W trakcie ograniczenia przetwarzania IKM przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.

14. IKM informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.

15. W przypadku ograniczenia przetwarzania danych IKM informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

16. Przenoszenie danych – na żądanie osoby IKM wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona IKM, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej w systemach informatycznych IKM.

17. Sprzeciw w szczególnej sytuacji – jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez IKM w oparciu o uzasadniony interes IKM lub o powierzone IKM zadanie w interesie publicznym, IKM uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie IKM ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

18. Sprzeciw przy badaniach naukowych, historycznych lub celach statystycznych – jeżeli IKM prowadzi badania naukowe, historyczne lub przetwarza dane w celach statystycznych, osoba może wnieść umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem takiego przetwarzania. IKM uwzględni taki sprzeciw, chyba że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.

19. Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego – jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez IKM na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), IKM uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania. 

20. Prawo do ludzkiej interwencji przy automatycznym przetwarzaniu – jeżeli IKM będzie przetwarzać dane w sposób automatyczny, w tym w szczególności profiluje osoby, i w konsekwencji podejmuje względem osoby decyzje wywołujące skutki prawne lub inaczej istotnie wpływające na osobę, IKM zapewnia możliwość odwołania się do interwencji i decyzji człowieka po stronie IKM, chyba że taka automatyczna decyzja:

  1. jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a IKM, lub
  2. jest wprost dozwolona przepisami prawa, lub
  3. opiera się na wyraźnej zgodzie odwołującej osoby.

§ 10. Minimalizacji przetwarzania danych

1. IKM dba o minimalizację przetwarzania danych biorąc pod uwagę:

  1. adekwatność danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania),
  2. dostęp do danych,
  3. czas przechowywania danych.

2. Minimalizacja zakresu – IKM zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO.

3. IKM dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.

4. IKM przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą (privacy by design).

5. Minimalizacja dostępu – IKM stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych:

  1. prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień),
  2. fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń),
  3. technologiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe).

6. IKM stosuje kontrolę dostępu fizycznego.

7. IKM dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób oraz zmianach podmiotów przetwarzających.

8. IKM dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok.

9. Szczegółowe zasady kontroli dostępu fizycznego i logicznego zawarte są w procedurach bezpieczeństwa bezpieczeństwa informacji IKM.

10. Minimalizacja czasu przetwarzania – IKM wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych w IKM, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze.

11. Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu, są usuwane z systemów IKM, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez IKM. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.

§ 11. Bezpieczeństwo przetwarzania danych

1. IKM zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez IKM.

2. IKM przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych, a w tym celu:

  1. IKM zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania – wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych,
  2. IKM kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają,
  3. IKM przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii,
  4. IKM analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia,
  5. IKM ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania, w tym IKM ustala przydatność i może stosować takie środki i podejście, jak:
  • pseudonimizacja,
  • szyfrowanie danych osobowych,
  • inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,
  • środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.

3. IKM dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie. 

4. IKM stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych.

5. Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w IKM i są przedstawione w procedurach przyjętych przez IKM dla tych obszarów.

6. IKM stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.

§ 11. Przetwarzający

1. IKM posiada zasady doboru i weryfikacji przetwarzających dane na rzecz IKM opracowane w celu zapewnienia, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na IKM.

2. IKM przyjęła minimalne wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych stanowiące Załącznik nr 2 do niniejszej Polityki – Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych.

3. IKM rozlicza przetwarzających z wykorzystania Podprzetwarzających, jak też z innych wymagań wynikających z zasad powierzenia danych osobowych.

§ 12. Eksport danych

1. IKM nie przewiduje dokonywania eksportu danych, jednak w wypadku jego wystąpienia rejestruje w Rejestrze przypadek eksportu danych, czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

2. W celu uniknięcia sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych w szczególności w związku z wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych, IKM okresowo weryfikuje zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych rozwiązania równoważne.

§ 13. Projektowanie prywatności

1. IKM zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania.

2. W tym celu zasady prowadzenia projektów, działań i inwestycji przez IKM odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowana bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.

§ 14. Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Polityka wchodzi w życie z dniem jej wprowadzenia przez Dyrektora Instytutu Kultury Miejskiej w formie zarządzenia.

2. Wszelkie zmiany niniejszej Polityki wymagają formy pisemnej.

Dorota Androsz oraz Anna Kalwajtys i Artur Lis

Bang Bang Design (Natalia Marszałek,
Katarzyna Postawka, Katarzyna Zwierzyńska, Żaneta Strawiak)

Beniovska

Karolina Bracławiec

Magda Danaj

Dolne Miasto Pany (Kora Tea Kowalska, Szymon Szyszko)

Joanna Duda

Marcin Dymiter (aka emiter)

Elvin Flamingo i Jowita Nowakowska-Gołacka

Joanna Fluder

Gdańsk Necropolitan Orchestra (Maciej Sadowski, Dawid Lipka)

Good Girl Killer (Magda Jędra, Anna Steller)

Filip Ignatowicz

Alicja Karska i Aleksandra Went

Tomasz Kopcewicz

Jacek Kornacki

Anna Królikiewicz

Julia Kul

LASY (Maciej Wojcieszkiewicz, Jacek Prościński)

Aurora Lubos

Honorata Martin

Honorata Martin i Piotr Pawlak

Dorota Nieznalska

Anna Orbaczewska

Patrycja Orzechowska

Magdalena Pela

Jakub Pieleszek

Barbara Piórkowska

Łukasz Ratajczyk

Maciej Salamon

Shoegaze & Dub (Karol Schwarz, Kasia Fortuna, Anna Knoff)

Dominika Skutnik

Iskra

Katarzyna Swinarska

Mariusz Otta

Agnieszka Szreder i Rafał Żwirek

Krzysztof Topolski (Arszyn)

Mikołaj Trzaska i Antoni Trzaska

Dorota Walentynowicz

Olgierd Walicki

Mariusz Waras

Anna Witkowska

Krzysztof Wróblewski

Piotr Wyrzykowski

Tomasz Zabłotny i Paweł Maszota

Grzegorz Zając

Iwona Zając

Marcin Zawicki

Tomek Zerek

Marek Zygmunt

Bang Bang Design (Natalia Marszałek,
Katarzyna Postawka, Katarzyna Zwierzyńska, Żaneta Strawiak)

Beniovska

Karolina Bracławiec

Magda Danaj

Dolne Miasto Pany (Kora Tea Kowalska, Szymon Szyszko)

Joanna Duda

Marcin Dymiter (aka emiter)

Elvin Flamingo i Jowita Nowakowska-Gołacka

Joanna Fluder

Gdańsk Necropolitan Orchestra (Maciej Sadowski, Dawid Lipka)

Good Girl Killer (Magda Jędra, Anna Steller)

Filip Ignatowicz

Alicja Karska i Aleksandra Went

Tomasz Kopcewicz

Jacek Kornacki

Anna Królikiewicz

Julia Kul

LASY (Maciej Wojcieszkiewicz, Jacek Prościński)

Aurora Lubos

Honorata Martin

Honorata Martin i Piotr Pawlak

Dorota Nieznalska

Anna Orbaczewska

Patrycja Orzechowska

Magdalena Pela

Jakub Pieleszek

Barbara Piórkowska

Łukasz Ratajczyk

Maciej Salamon

Shoegaze & Dub (Karol Schwarz, Kasia Fortuna, Anna Knoff)

Dominika Skutnik

Iskra

Katarzyna Swinarska

Mariusz Otta

Agnieszka Szreder i Rafał Żwirek

Krzysztof Topolski (Arszyn)

Mikołaj Trzaska i Antoni Trzaska

Dorota Walentynowicz

Olgierd Walicki

Mariusz Waras

Anna Witkowska

Krzysztof Wróblewski

Piotr Wyrzykowski

Tomasz Zabłotny i Paweł Maszota

Grzegorz Zając

Iwona Zając

Marcin Zawicki

Tomek Zerek

Marek Zygmunt

Wystawa Gdańsk 2020

Redefiniowanie zasad funkcjonowania w świecie to fundament „nowej normalności”, jaką przyniosła pandemia koronawirusa. Niepewność, niezgoda, poczucie zagrożenia – ale często również ciekawość – zdominowały krajobraz mentalny czasu kryzysu, który rozpoczął się nagle w marcu 2020 roku. Obszar kultury należy do tych, które ucierpiały najbardziej i które prawdopodobnie najdłużej ponosić będą konsekwencje zaistniałej sytuacji. Z dnia na dzień odwołano festiwale, koncerty, spotkania, wystawy, czyli wydarzenia będące dla artystów i artystek zarówno niezbędnym narzędziem twórczej ekspresji, możliwością silącego kontaktu z odbiorcami, jak i po prostu źródłem utrzymania. W tych okolicznościach Instytut Kultury Miejskiej postanowił zorganizować interdyscyplinarną wystawę on-line Gdańsk 2020, która z jednej strony jest platformą umożliwiającą odpłatną prezentację prac, z drugiej zaś oddaje głos artystkom i artystom komentującym zmieniającą się rzeczywistość.

Cele wystawy

Celem wystawy jest prezentacja prac, które nawiązują do sytuacji niepewności, izolacji, stanu zagrożenia. Pandemia przyniosła kryzys, ale też wytworzyła niezmiernie interesującą – tak z perspektywy osobistego przeżycia, jak i zjawisk obejmujących środowisko i całe społeczeństwo – sytuację emocjonalną oraz wygenerowała wiele esencjonalnych pytań, do których odnoszą się prezentowane tu prace. Co więcej, kontekst pandemii zmienił wydźwięk wielu istniejących już projektów, które również znalazły dla siebie miejsce na wystawie. Jakie były kryteria udziału? Zgłoszenia do udziału w wystawie przyjmowane były w trybie wolnego naboru, w którym udział mogli wziąć artyści i artystki mieszkający w Gdańsku lub twórczo z nim związani. Zgłoszenia mogły być przesyłane zarówno przez twórców indywidualnych, jak i kolektywy artystyczne. Wyboru dokonywano na podstawie przesłanego opisu pracy, komentarza tłumaczącego, w jaki sposób wpisuje się ona w temat wystawy oraz – w przypadku prac istniejących – dołączonego pliku cyfrowego. W przypadku nowych projektów kluczowy był opis koncepcji oraz możliwość realizacji w wymaganym terminie. Dozwolone było zgłaszanie prac wykonanych w dowolnej technice i dziedzinie, wymogiem pozostawała jedynie możliwość zaprezentowania projektu w trybie on-line.  

Wyniki naboru

W wyniku naboru trwającego od 10 do 21 kwietnia wpłynęło łącznie 437 zgłoszeń, z których kilkuosobowa komisja wybrała 50 prac prezentowanych w wystawie. Wystawę można oglądać od 3 czerwca 2020 roku pod adresem www.gdansk2020.eu.

Budżet wystawy

Część budżetu wystawy przeznaczona na honoraria artystów i artystek to 100 000 zł. Środki te pochodzą z budżetów wydarzeń Instytutu Kultury Miejskiej, z których organizacji instytucja była zmuszona zrezygnować.